UNAIR NEWS – Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Fakultas Vokasi (FV) Universitas Airlangga (UNAIR) dibawah Kementerian Sosial dan Politik mengadakan Ruang Bincang Vokasi (Rubik). Kegiatan itu bertajuk Manajemen Kepanitiaan Sebagai Tolak Ukur Keberhasilan Suatu Acara pada Selasa, (14/3/2023) di Amphitheater Kampus Dharmawangsa B UNAIR.
Abi Rafdy selaku presiden BEM fakultas vokasi menuturkan pentingnya manajemen kepanitiaan agar acara yang dibuat dapat berjalan secara optimal. Ia juga menerangkan mengenai hal fundamental dalam suatu kepanitiaan, seperti grand design dan manajemen SDM dengan menempatkan SDM sesuai dengan kemampuan yang dimiliki masing-masing individu.
“Sebelum membentuk kepanitiaan, kita harus memahami proses pembentukan kepanitiaan tersebut, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan acara yang dibuat atau belum,” tegas Rafdy.
Sementara itu, Dwi Sandra mahasiswa fakultas vokasi membagikan pengalaman suksesnya saat menjadi KOC Airlangga Festival 2022. Ia menjelaskan pentingnya peran PIC atau ketua panitia dalam suatu acara dalam menempatkan tupoksi dari setiap divisi. Karena merekalah yang nantinya akan menjadi kontrol berjalannya kepanitiaan. Sandra mengatakan bahwa ia berkaca dari banyaknya kepanitiaan yang gagal melaksanakan program kerja akibat kurangnya peran PIC, koordinator maupun PIC dalam mengontrol kinerja kepanitiaan sehingga mengakibatkan miskomunikasi.
“Menurutku, kinerja kepanitiaan harus optimal, gak harus maksimal. Karena kalau optimal pasti bisa berjalan dengan baik dan hasilnya pasti maksimal,” tutur Sandra.
Ia mengimbau untuk memperhatikan hal krusial yang sering diabaikan, misalnya sponsorship. Sponsorship menjadi pintu utama untuk memenuhi sumber dana kepanitiaan. Jika pendanaan kurang dan tidak ada sponsorship yang terlibat, maka berujung gagalnya acara.
Di akhir, Sandra memberikan tips dan trik menyusun proposal sponsorship agar menarik perusahaan. Yaitu desain dan sampul proposal harus menarik, konsep acara harus dibuat sejelas mungkin, apa yang ditonjolkan dari acara tersebut, guest star yang menarik, anggaran dibuat seminimal mungkin, benefit untuk sponsor serta pencantuman surat izin acara.
Perlu diketahui kegiatan itu diadakan sebagai awal mula terbentuknya kabinet BEM Vokasi yang baru karena kedepannya akan banyak mengadakan program kerja dan kepanitiaan baik di tingkat Hima (Himpunan Mahasiswa) maupun BEM. Menurutnya, acara itu sebagai bekal agar program kerja yang telah direncanakan bisa maksimal.
Penulis: Ini Tanjung Tani
Editor: Khefti Al Mawalia
