UNAIR NEWS – Digitalisasi telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan kita sehari-hari, mencakup hampir seluruh aspek kehidupan. Teknologi informasi kini memegang peran krusial dalam pengelolaan data dan informasi penting. Untuk melindungi data dan menjaga kerahasiaannya, perlu sistem pengelolaan atau digitalisasi arsip yang baik, serta pemahaman tentang ancaman cybercrime.
Dalam rangka mendukung hal tersebut, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Belajar Bersama Komunitas (BBK) 5 Universitas Airlangga (UNAIR) melaksanakan program edukasi dan integrasi ekosistem arsip digital di Desa Slaharwotan, Kecamatan Ngimbang, Lamongan. Program ini melibatkan tiga mahasiswa yang secara khusus bertugas di balai desa selama hari kerja. Kegiatan berfokus pada pengelolaan data penduduk, pengarsipan surat keluar-masuk, serta inventarisasi aset desa.
Kepala Desa Slaharwotan, Tri Agus Susanto SH mengungkapkan bahwa program ini hadir sebagai solusi atas kesulitan perangkat desa dalam mengelola data. “Selama ini kami kesulitan dalam mengelola data penduduk. Jika ada warga yang meninggal dunia, kami sering kebingungan bagaimana memperbarui datanya,” ujar Agus.
Langkah Strategis Digitalisasi
Program diawali dengan pengumpulan data penduduk yang telah tersedia dari kegiatan kemasyarakatan, seperti posyandu. Data tersebut kemudian melalui proses pembersihan untuk menghapus nilai-nilai yang tidak relevan. Selanjutnya, data diklasifikasikan berdasarkan kategori usia, status pernikahan, hingga status kematian. Semua data ini diolah menggunakan spreadsheet agar dapat diperbarui secara real-time dan tervisualisasikan dengan baik.
“Data penduduk yang ada di balai desa selama ini masih berbentuk dokumen kertas, seperti Kartu Keluarga, surat keterangan, atau SKCK. Jika ada dokumen yang hilang atau terselip, kami pasti kesulitan,” ungkap salah satu perangkat Desa Slaharwotan. Dengan sistem digitalisasi yang sederhana, perangkat desa kini dapat mengakses dan memantau data penduduk secara lebih efisien.
Integrasi Sistem Korespondensi dan Edukasi Cybercrime
Selain pengelolaan data penduduk, program ini juga mencakup digitalisasi proses korespondensi. Warga dapat mengajukan surat melalui formulir digital, yang kemudian diproses oleh perangkat desa. Surat keluar-masuk diarsipkan menggunakan Google Drive, sehingga mempermudah akses saat mereka memerlukan, termasuk untuk kebutuhan audit.
Tidak hanya itu, perangkat desa juga mendapatkan pelatihan tentang bahaya cybercrime serta cara melindungi data dan akun pribadi. Dengan demikian, harapannya mereka bisa lebih waspada terhadap ancaman digital dan mampu mengedukasi masyarakat tentang pentingnya keamanan data.
Program ini harapannya tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi desa. Tetapi juga membangun kesadaran masyarakat tentang pentingnya digitalisasi dan bijak dalam memanfaatkan teknologi. Dengan dukungan teknologi informasi, Desa Slaharwotan dapat menjadi contoh desa yang siap menghadapi era digital.
Penulis: Fina Niswatin Nikmah
Editor: Yulia Rohmawati
