VOKASI NEWS – Permasalahan sistem pengeluaran dana kas besar PT. XYZ, hasil pengamatan Mahasiswa Fakultas Vokasi UNAIR.

Latar Belakang PT. XYZ dan Sistem Pengendalian Internal

PT. XYZ merupakan perusahaan jasa dan distributor yang bergerak di bidang pengolahan besi dan baja menjadi bahan jadi yang fungsional, serta mendistribusikan produk setengah jadi di Indonesia. Berdiri sejak 2003, perusahaan ini telah dikenal sebagai distributor terpercaya dengan jaringan luas dalam memenuhi kebutuhan besi baja di seluruh wilayah Indonesia.

Sebagai upaya mencapai sinergi internal dan eksternal serta meningkatkan profitabilitas, PT. XYZ perlu menerapkan sistem pengendalian internal yang efektif. Salah satu aspek penting dalam pengendalian ini adalah penerapan Prosedur Operasional Standar (POS) untuk memastikan setiap divisi bekerja sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, dalam praktiknya, masih terdapat kendala dalam sistem pengeluaran dana kas besar yang berdampak pada stabilitas keuangan perusahaan.

Permasalahan dalam Sistem Pengeluaran Dana Kas Besar

PT. XYZ menghadapi tantangan dalam prosedur pengeluaran dana kas besar yang berakibat pada kesulitan dalam pembayaran utang kepada supplier. Masalah ini muncul karena belum adanya standar pengendalian internal yang jelas dalam bentuk SOP (Standard Operating Procedure). Selain itu, sistem pencatatan keuangan yang masih lemah menyebabkan ketidaksesuaian antara transaksi yang dilakukan dan dokumentasi yang tersedia.

Kurangnya perencanaan dalam prosedur pengisian dana kas juga menjadi kendala utama. Proses yang masih bergantung pada komunikasi lisan tanpa dokumentasi tertulis menimbulkan risiko miskomunikasi dan kesalahan interpretasi data. Akibatnya, kelancaran operasional perusahaan terganggu, dan potensi kerugian semakin besar.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu mengambil langkah strategis dalam memperbaiki sistem pengeluaran kas. Beberapa tindakan yang dapat diterapkan meliputi:

1. Penyusunan dan Implementasi SOP PT. XYZ harus merancang dan menerapkan SOP yang mengatur sistem pengeluaran kas agar lebih terstruktur. SOP ini akan memberikan pedoman yang jelas bagi karyawan dalam mendokumentasikan setiap transaksi secara transparan dan akurat.
2. Dokumentasi Sistem Pengeluaran Kas Selama ini, proses pengeluaran dana kas hanya dilakukan secara verbal tanpa adanya pencatatan tertulis. Untuk menghindari miskomunikasi, perusahaan perlu menyediakan dokumentasi resmi, seperti bagan alir (flowchart), guna memperjelas prosedur yang harus diikuti.
3. Peningkatan Perencanaan Keuangan Perusahaan perlu menyusun laporan perencanaan arus kas (cash flow forecast) guna memantau kesehatan keuangan dan memastikan keputusan pengisian dana kas besar dilakukan secara tepat dan efisien.

Rekomendasi dari Sinray Consultant

Sebagai pihak yang dipercaya untuk membantu menyelesaikan permasalahan ini, Sinray Consultant memberikan beberapa rekomendasi kepada PT. XYZ:

• Mengimplementasikan SOP sebagai acuan dalam pengendalian internal, khususnya terkait prosedur pengeluaran dana kas besar.
• Menyediakan dokumentasi tertulis dalam setiap tahapan pengeluaran kas agar seluruh proses lebih transparan dan dapat diakses oleh pihak terkait.
• Mengoptimalkan sistem pencatatan keuangan, termasuk menyusun laporan arus kas yang jelas untuk memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan berdasarkan perencanaan yang matang.

[BACA JUGA: Insan Kampus Berkontribusi untuk Negeri: Dialog Inspiratif Dekan Vokasi UNAIR di Radio Suara Muslim]

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, PT. XYZ diharapkan dapat meningkatkan efektivitas sistem pengelolaan kas, mengurangi risiko kesalahan administrasi, dan menjaga stabilitas keuangan perusahaan dalam jangka panjang.

***

Penulis : Michael Timothy

Editor : Oky Sapto Mugi Saputro – Tim Branding Fakultas Vokasi UNAIR