VOKASI NEWS – Pengaturan kembali atau Reset sistem pengolahan bahan pustaka pada Perpustakaan Pesantren Modern al – Amanah telah dilaksanakan pada 2 Januari 2023 – 31 Maret 2023. Pada kegiatan tersebut terdapat beberapa aktivitas pengolahan yang terjadi, yakni mendata koleksi, pengelompokan berdasarkan DDC (Deway Decimal Classification), pemberian nomor induk, pelabelan, pengatalogan, perawatan, dan penataan koleksi pada rak. Menurut Lasa Hs (Handayani; 2021) kegiatan pengolahan koleksi meliputi; pemberian tanda, yaitu penanda kepemilikan buku (seperti stampel kepemiliki misalnya), klasifikasi sebagai sarana bantu untuk temu kembali semua koleksi yang dimiliki perpustakaan menggunakan klasifikasi persepuluhan Dewey (DDC), klasifikasi islam (apabila diperlukan) sebagai sarana bantu temu kembali koleksi tentang agama islam karena klasifikasi persepuluhann Deway sedikit terbatas, sementara perkembangan ilmu-ilmu islam dan perpustakaan islam semakin pesat dan luas, pencatatan merupakan pencatatan terhadap seluruh bahan informasi secara manual maupun elektronik (pendataan koleksi, dapat menggunakan juga sistem otomasi), pengkatalogan merupakan proses pembuatan daftar terhadap pustaka yang dimiliki perpustakaan (biasanya berisikan informasi dari suatu koleksi yang mana dengan adanya katalog ini dapat memudahkan proses temu kembali informasi), pelabelan merupakan kegiatan yang dilakukan pustakawan setelah pembuatan katalog. kegiatan pelabelan mencakup pembuatan etiket buku, lembar kembali, kartu buku, kantong buku, penjajaran yaitu kegiatan menjajarkan buku-buku yang telah selesai diproses di rak dan di tempat-tempat strategis, pengawetan dan pelestarian terhadap koleksi perpustakaan baik yang bermedia kertas maupun non kertas (salah satunya kegiatan pemberian sampul, untuk mencegah terjadinya kerusakan). Diatur dan ditata kembali koleksi yang ada pada perpustakaan ini, dengan harapan pengguna dapat dengan mudah menemukan koleksi yang dibutuhkan.
Sebelumnya, koordinator perpustakaan pesantren pernah mengatakan kepada penulis terkait dengan kondisi pada perpustakaan akhir tahun 2022. Beliau mengatakan bahwasannya pada era setelah pandemi atau New Normal, perpustakaan pesantren tidak lagi berfungsi dengan stabil, dalam artian tidak banyaknya pengunjung yang datang, kemudian koleksi – koleksi buku yang jumlahnya tidak menentu, dan kurang terkondisinya perpustakaan. Pada saat itu juga koordinator perpustakaan meminta saran pada penulis bagaimana untuk mengatasi hal tersebut, dan mulai dari mana sebaiknya. Kemudian saya hanya memberi saran agar perpustakaan ditutup sementara kurang lebih 2 – 3 bulan, yang mana dengan tujuan untuk membenahi atau memperbaiki sistem pengolahan perpustakaan, baik dari segi pengolahan bahan pustaka, kemudian dalam pemberian layanana, serta kebijakan – kebijakan yang ada di perpustakaan, sert saran lain yang saya berikan yakni mengadakan beberapa koleksi yang menarik, dan sesuai kebutuhan yang mana berharap agar pengguna dapat tertarik berkunjung pada perpustakaan. Nah, saat bulan desember perpustakaan ini telah mengadakaan koleksi berupa koleksi fiksi, kemudian pada bulan januari perpustakaan mulai ditutup oleh pihak instansi, dan saat itu pula pengaturan ulang sistem pengolahan bahan pustaka atau koleksi perpustaka pesantren mulai dilakukan.
Ditengah perjalanan kegiatan pengaturan ulang pengolahan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan SLIMS 9 pada Pesantren Modern al -Amanah telah dibuka. Sekitar pada pertengahan bulan januari penginstalan dan pembukaan sistem otomasi pada perpustakaan pesantren mulai digunakan, dan saat itu juga mulai memasukkan data koleksi yang ada pada perpustakaan. Karena data asli atau jumlah koleksi sebelumnya pada perpustakaan belum ada, maka hasil pendataan ulang pada kegiatan pengaturan ulanglah yang dimasukkan pada sistem otomasi ini, sekitar kurang lebih 800 eksemplar yang tersedia pada perpustakaan pesantren ini dan yang telah dimasukkan pada sistem. Menurut Nurjannah (2016) Sistem otomasi perpustakaan adalah bentuk dari implementasi teknologi informasi dalam kegiatan rutin di perpustakaan seperti pengadaan, pengolahan dan pelayanan. Dengan adanya sistem otomasi ini diharapkan dapat membantu serta memudahkan staff dalam pemberian layanan pada penggunanya dan aktivitas rutin perpustakaan lainnya. Sistem otomasi perpustakaan pada perpustakaan ini masih bersifat local, jadi yang hanya bisa akses hanya disekitar lingkungan perpustakaan saja, diluar lingkup tersebut masih belum bisa akses.
Tampilan Pengaturan Sistem di Website Perpustakaan Pesantren Modern Al – Amanah
Setelah kegiatan pengaturan ulang sistem pengolahan dan sinkronisasi sistem otomasi SLIMS 9 pada perpustakaan Pesantren Modern Al – amanah terselesaikan, kini pembuatan beberapa peraturan, kebijakan pada perpustakaan. Pada proses pembuatan peraturan dan kebijakan hampir sama dengan tahun sebelumnya, namun hanya sedikit tambahan serta perubahan yang mana perubahan tersebut disesuaikan dengan kondisi terkini dan hasil kesepakatan koordinator beserta staff nya. Setelah matang semua, terakhir pembukaan kembali perpustakaan dan melakukan kegiatan promosi perpustakaan. Pada kegiatan promosi perpustakaan pihak instansi menggunakan cara menempelkan beberapa poster koleksi terbaru, informasi terbaru perpustakaan (kebijakan, peraturan, dll) dan promosi secara langsung melalui para staff. Sekitar akhir maret perpustakaan telah dibuka kembali, dan pengguna sudah mulai berdatangan serta mulai mengunjungi perpustakaan.
Penulis : Erbisifa A.R
Editor : Saka Wandhana
