UNAIR NEWS – Dalam rangka meningkatkan pemahaman dan kesadaran masyarakat tentang pengelolaan arsip keluarga, mahasiswa program Belajar Bersama Komunitas (BBK) Universitas Airlangga (UNAIR) telah menggelar kegiatan sosialisasi yang berlangsung di Balai Desa Kemiri, Kecamatan Pacet, Kabupaten Mojokerto pada Sabtu (11/1/2025). Kegiatan ini dihadiri oleh warga yang berasal dari Dusun Nono dan Dusun Kemiri di Desa Kemiri. Sekretaris Desa dan Kepala Dusun Kemiri juga turut menghadiri kegiatan ini.
Kegiatan sosialisasi ini mengangkat tema “Pengelolaan dan Digitalisasi Arsip Keluarga”, yang bertujuan mengedukasi masyarakat terkait pentingnya pengelolaan arsip dan meningkatkan kemampuan warga dalam menyimpan arsip secara digital. Program kerja sosialisasi pengelolaan arsip keluarga di Desa Kemiri, Pacet, Mojokerto, awalnya dirancang karena adanya anggapan bahwa desa ini rawan bencana seperti longsor dan banjir.
Pengelolaan Arsip Keluarga
Selain memberikan pemahaman tentang pengelolaan arsip keluarga, rencana awal juga mencakup edukasi tentang cara menyelamatkan arsip yang terdampak bencana. Namun, setelah berinteraksi langsung dengan warga setempat, diketahui bahwa Desa Kemiri sebenarnya tidak termasuk wilayah rawan bencana. Berdasarkan informasi ini, fokus program kerja kemudian disesuaikan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kesadaran warga Desa Kemiri mengenai pentingnya mengelola arsip keluarga dengan baik.
Sosialisasi diawali dengan pemaparan materi terkait pengelolaan arsip. Materi ini mencakup pengertian, jenis arsip, pentingnya pengelolaan arsip, dan cara menyimpan arsip secara fisik dan digital. Setelah pemaparan materi, peserta diajak untuk melakukan praktek pengelolaan arsip keluarga, seperti menyusun arsip berdasarkan kategorinya. Misalnya, arsip harta, arsip pendidikan, arsip kependudukan, arsip ekonomi, dan arsip pekerjaan.
Digitalisasi Arsip
Selain melakukan kategorisasi arsip, peserta juga diajak untuk melakukan digitalisasi arsip dan menggunakan cloud storage untuk menyimpan arsip secara digital. Sekretaris Desa Kemiri, Nurul Huda, menyampaikan agar sosialisasi ini dapat meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pengelolaan arsip keluarga. “Melihat pentingnya arsip keluarga, kami harap kegiatan ini tidak hanya berhenti pada sosialisasi saja, tetapi mahasiswa dapat membantu warga untuk mempraktekkan pengelolaan arsip di rumah masing-masing sebagai tindak lanjut,” paparnya.
Menindaklanjuti kegiatan sosialisasi, mahasiswa berinisiatif untuk membantu masyarakat mempraktekkan pengelolaan arsip secara digital. Kegiatan ini dilakukan di rumah salah satu warga Desa Kemiri, yaitu Bu Lilik. Dalam kesempatan ini, mahasiswa membantu warga di Desa Kemiri dalam praktek digitalisasi arsip. Warga juga aktif bertanya apabila ada hal yang belum dipahami terkait proses digitalisasi arsip. Melalui kegiatan sosialisasi dan praktek pengelolaan arsip yang sudah dilakukan, warga Desa Kemiri dapat secara mandiri dan mendorong sesama dalam mengelola arsip keluarga sehingga menunjang urusan arsip rumah tangga, sekolah, dan pekerjaan di masa mendatang.
Penulis: Mahasiswa KKN BBK Desa Kemiri
Editor: Yulia Rohmawati
