UNAIR NEWS – Universitas Airlangga (UNAIR) menerima kunjungan benchmarking dalam rangka peningkatan kompetensi arsiparis dari Universitas Darussalam (UNIDA) Gontor pada Jumat (31/10/2025). Kunjungan ini merupakan tindak lanjut dari MoU (Memorandum of Understanding) yang sebelumnya telah tertandatangani oleh kedua instansi. Diskusi mendalam antara keduanya berlangsung di Ruang Sidang Bidang Kearsipan, Gedung Kahuripan, Kampus MERR-C.
Kepala Bidang Kearsipan UNAIR, Kiswari S Sos, menyambut hangat kedatangan arsiparis perwakilan UNIDA Gontor. Terlebih, kunjungan ini bukanlah yang kali pertama. “Mengingat ini adalah kunjungan ketiga, bukan benchmarking pertama, jadi diskusi kita akan langsung mengerucut pada praktik pengarsipan, terutama arsip dinamis. Harapannya dari bapak dan ibu bisa langsung mengajukan pertanyaannya juga agar tercapai diskusi yang efektif,” jelasnya.
Prosedur Pengarsipan
Kiswari menjelaskan bahwa arsip aktif merupakan salah satu aspek penting dalam siklus pengelolaan arsip dinamis. Arsip aktif berperan sebagai sumber informasi utama yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi dan pelayanan publik. Oleh karena itu, pengelolaannya harus memenuhi prinsip ketertiban, kecepatan akses, dan keamanan data.
Kiswari memaparkan secara rinci prosedur pengelolaan arsip yang ada di lingkungan UNAIR. Paparan mencakup proses klasifikasi arsip berdasarkan fungsi dan unit kerja, penyusunan daftar arsip dinamis, hingga penerapan sistem pengarsipan digital yang terintegrasi dengan sistem administrasi universitas.
“Selain arsip aktif, dalam konteks arsip dinamis itu ada arsip inaktif dan arsip vital, kan. Nanti dari tim kami akan menunjukkan langsung juga seperti apa termasuk untuk pengarsipan foto dan restorasi,” ujarnya.
Selain itu, ia juga menekankan pentingnya identifikasi arsip vital, serta langkah-langkah perlindungan, pengamanan, penyelamatan, dan pemulihan arsip untuk mencegah kehilangan data yang memiliki nilai strategis bagi institusi. Melalui pendekatan tersebut, UNAIR memastikan keberlangsungan informasi penting tetap terjaga, bahkan dalam kondisi darurat atau bencana.
“Pelaporan juga merupakan hal penting. Setelah proses retensi internal, baru akan dilaporkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Prosedur ini penting supaya selaras dengan kebijakan pengarsipan nasional juga,” tegasnya.
Selain sesi paparan, peserta benchmarking dari UNIDA Gontor juga diajak meninjau langsung ruang penyimpanan arsip serta mempelajari mekanisme retensi, pemindahan, dan penyusutan arsip di lingkungan UNAIR, baik arsip aktif, statis, inaktif, foto, maupun restorasi.
Penulis: Dinnaya Mahashofia
Editor: Yulia Rohmawati
