Di era kemajuan teknologi yang pesat, cara berkomunikasi dengan pihak lain menjadi semakin mudah. Media yang dapat digunakan dalam berkomunikasi juga sangat beragam, seperti media cetak, telepon, televisi, radio, dan surat. Dari banyaknya media komunikasi yang ada terdapat kelebihan dan kekurangan dari masing-masing. Hal ini dapat disesuaikan dengan tujuan komunikasi untuk perorangan atau banyak orang sehingga dapat mempercepat proses penyampaian pesan.
Media komunikasi tertulis adalah surat. Menurut Simanjuntak dkk (2017) surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Di Indonesia surat sudah ada sejak zaman penjajahan Belanda. Zaman dulu surat dikirim hanya melalui jasa pos. Seiring dengan perkembangan teknologi yang pesat, surat sudah banyak mengalami modernisasi. Salah satu contoh bukti dari perkembangan surat adalah dengan adanya surat elektronik. Manfaat dari adanya perkembangan surat yang semula hanya menggunakan media kertas tapi kini ada yang berbentuk elektronik. Hal tersebut juga dapat mengurangi penebangan pohon yang dijadikan sebagai bahan dasar kertas.
Dinas Pendidikan salah satu kota di propinsi Jawa Timur memiliki satu aplikasi khusus untuk pengelolaan surat menyurat secara elektronik yang bernama aplikasi e-Surat. Aplikasi e-Surat dapat digunakan untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Aplikasi e-Surat ini diciptakan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dengan adanya aplikasi e-Surat dapat mempercepat proses penyampaian pesan dan juga tidak membutuhkan banyak biaya dalam proses pengirimannya. Manfaat lain dari adanya aplikasi e-Surat adalah pengarsipan dilakukan secara digital yang sudah terintegrasi dengan Badan Arsip kota tersebut sehingga dapat memudahkan dalam proses pencarian dokumen.
Dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur penggunaan aplikasi e-Surat dalam kegiatan korespondensi di Sekretariat Sub Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan Dinas Pendidikan”. Prosedur penggunaan aplikasi e- Surat yang dimaksud berupa prosedur surat masuk dan surat keluar yang termasuk dalam kegiatan korespondensi. Bagian sekretariat merupakan bagian yang paling sering menggunakan aplikasi e-Surat sehingga pekerjaan yang berhubungan dengan persuratan lebih cepat terselesaikan. Penelitian dilakukan selama tiga minggu yaitu mulai tanggal 29 Maret sampai dengan 16 April 2021. Penelitian yang diambil terfokus di bagian Sekretariat Sub Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan.
Berdasarkan pengamatan dan data yang dikumpulkan, maka dapat disimpulkan prosedur penggunaan aplikasi e-Surat untuk surat masuk dapat dilakukan melalui dua cara yang dapat dipilih, yaitu melalui entry surat masuk atau langsung melalui akun Sekretaris Dinas Pendidikan. Sedangkan prosedur untuk surat keluar, harus melalui entry surat keluar yang dapat dilakukan oleh Kepala Sub Bagian dan staff melalui akun aplikasi e-Surat masing-masing dengan mengisi form tulis surat yang disesuaikan dengan jenis dari surat keluar tersebut. Aplikasi e-Surat dapat diakses melalui link melalui website yang tersedia. Username, password dan nomor induk pegawai (NIP) dibutuhkan untuk dapat mengakses aplikasi tersebut.
Walaupun berbentuk aplikasi digital, penanganan surat masuk pada Dinas Pendidikan kota tersebut tetap memperhatikan kaedah-kaedah penanganan surat masuk. Semua yang ada di bagian Sekretariat merasakan manfaat adanya aplikasi e-Surat yang dapat membantu kegiatan korespondensi. Adanya aplikasi e-Surat telah mendorong penerapan otomatisasi perkantoran dengan lebih maju. Tetapi ada hambatan yang dimiliki dalam proses penggunaan aplikasi e-Surat, yaitu akun e-Surat hanya dimiliki oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS). Persyaratan untuk login aplikasi e-Surat yaitu mengisi username dan password. Username yang digunakan merupakan Nomor Identitas Pegawai (NIP) yang hanya dimiliki oleh PNS saja. Sedangkan di Sekretariat Sub Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan masih banyak staf yang bukan PNS sehingga mereka kesulitan untuk mengakses aplikasi e-Surat. Staf yang bukan PNS saat mengerjakan tugas yang diberikan mengenai persuratan harus meminjam akun milik staff yang sudah PNS. Hal itu dapat menyebabkan kurang efektif dalam pengerjaan tugas yang diberikan karena harus bergantian dalam menggunakan akun yang sama. Hal ini harus nya menjadi perhatian dan dicarikan jalan keluar yang lebih sistematis.
Penulis: Dika Widyanti, Amaliyah dan Rahmat Yuliawan
Link Jurnal: https://myjms.mohe.gov.my/index.php/AJoBSS/article/view/19908
