UNAIR NEWS – Kesadaran masyarakat terhadap pentingnya pengelolaan arsip keluarga secara baik dan benar masih tergolong rendah. Kondisi tersebut mendorong mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Belajar Bersama Komunitas (KKN-BBK) Universitas Airlangga (UNAIR) mengadakan sosialisasi Mitigasi Arsip Keluarga pada Minggu (18/1/2026) di Balai Desa Pilangrejo, Kecamatan Wungu, Kabupaten Madiun.
Ketua Kelompok BBK 7 Desa Pilangrejo, Ahmad Amin Khadafi, mengungkapkan bahwa pemicu kerusakan arsip keluarga adalah pola penyimpanan yang kurang tepat, seperti tidak terlindungi dari air, debu, maupun serangga. Selain itu, ketiadaan sistem penyimpanan yang terstruktur dan minimnya pemanfaatan media digital turut meningkatkan risiko kehilangan dokumen penting.
“Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan kesadaran tentang pentingnya arsip dan mengurangi risiko kehilangan ataupun kerusakan yang terjadi kepada arsip, sehingga arsip dapat lebih terjaga dan memiliki usia simpan yang lebih lama,” ujar Khadafi.
Cara Kelola Arsip
Partisipan dalam kegiatan sosialisasi Mitigasi Arsip Keluarga adalah ibu-ibu PKK (Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga). Khadafi mengatakan kelompok masyarakat tersebut terpilih sebagai partisipan kegiatan karena terlibat langsung dalam pengelolaan arsip, seperti menyimpan dokumen dan mengurus administrasi keluarga.
Pendekatan yang Khadafi dan tim lakukan dalam sosialisasi tersebut bersifat interpersonal yang menekankan interaksi dan komunikasi secara langsung dengan partisipan. “Dengan menggunakan pendekatan interpersonal, kami bertujuan memahami masalah terkait kearsipan apa yang dimiliki, sehingga membuat audiens lebih memahami tentang mitigasi arsip keluarga,” tuturnya.
Ibu-ibu PKK mendapat materi mengenai cara penyimpanan arsip keluarga secara fisik dan digital. Khadafi dan tim merekomendasikan penyimpanan arsip fisik menggunakan map plastik. Sementara itu, secara digital, ia menyarankan penggunaan aplikasi Google Drive paling efektif karena praktis, aman, dan mudah diakses.
“Kami melangsungkan praktik untuk pengelolaan arsip fisik menggunakan map plastik dengan pengkategorian sederhana dan mudah dipahami. Kemudian, dilanjutkan praktik pengelolaan arsip keluarga secara digital, mulai dari alih media hingga proses penyimpanannya dalam Google Drive,” terangnya.
Harapan Besar
Program kerja inisiasi KKN-BBK 7 Desa Pilangrejo tersebut menuai respons positif dari partisipan. Sebagian besar partisipan mengaku mendapat informasi baru terkait arsip secara digital menggunakan Google Drive.
Khadafi dan tim berharap kegiatan sosialisasi tersebut mampu mewujudkan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (Sustainable Development Goals/SDGs) poin 4 yaitu Pendidikan Berkualitas, khususnya peningkatan literasi masyarakat. “Program ini diharapkan dapat mendorong perubahan perilaku dalam pengelolaan arsip keluarga, dari yang sebelumnya bersifat tidak teratur menjadi lebih sistematis dan terencana,” pungkasnya.
Penulis: Selly Imeldha
Editor: Khefti Al Mawalia
