Manajemen arsip bisa memberikan akses ke informasi untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi yang efisien dapat menciptakan dan membuat informasi penting untuk kinerja organisasi. Organisasi fokus pada menjaga dan memelihara informasi melalui penyimpanan yang tepat. Manajemen arsip yang efektif akan membantu universitas untuk memenuhi persyaratan audit dan memberikan bukti kegiatan universitas untuk dukungan litigasi. Bagi organisasi atau institusi mana pun, informasi tetap menjadi alat yang diperlukan dalam membuat keputusan. Penelitian sebelumnya mengungkapkan bahwa, manajemen informasi di universitas Nigeria mengalami kemunduran. Lebih lanjut, universitas-universitas Nigeria mengalami kekurangan kebijakan terkait isu-isu sentral manajemen arsip seperti penilaian arsip, retensi dan disposisi. Terdapat masalah yaitu kurangnya informasi yang akurat untuk keputusan administratif di universitas Nigeria sebagai akibat dari peningkatan rekod yang dihasilkan secara eksponensial karena meningkatnya jumlah siswa yang diterima di universitas. Rekod sebenarnya tersedia di repositori institusi perguruan tinggi, namun pengguna tidak menyadarinya karena titik aksesnya tidak disediakan. Demikian pula, status pengelolaan informasi di perguruan tinggi umumnya kurang efisien.

Konsep manajemen arsip populer dan berakar di sebagian besar organisasi di Afrika dan ISO 15489 populer di Afrika sub-Sahara di kalangan profesional manajemen arsip. Dalam sebuah studi direkomendasikan bahwa 70% kepala layanan arsip Afrika Persemakmuran di sektor publik memiliki pengetahuan tentang ISO 15489; dan 85% dari mereka bersedia untuk mengadopsinya. Studi ini menggunakan metode wawancara semi terstruktur karena memungkinkan peneliti untuk menggunakan tema yang diusulkan seperti dalam wawancara terstruktur dan secara bersamaan memastikan fleksibilitas bagi responden untuk mengekspresikan dirinya secara bebas pada setiap masalah yang diangkat selama wawancara. Hasil wawancara dilakukan terhadap 14 informan, kemudian dianalisis untuk tujuan penelitian ini.

Hasil kajian menunjukkan bahwa, Record Information Management (RIM) sebagian besar dilakukan secara manual di perguruan tinggi dengan banyak tantangan. Tantangan yang paling menonjol di antaranya adalah kurangnya kebijakan RIM standar untuk memandu dan mengontrol arsip, akibatnya, arsip dan informasi ditangani secara tidak proporsional. Situasi ini mengharuskan para pemangku kepentingan di RIM untuk menyerukan perlunya perguruan tinggi menerapkan sistem seragam yang dapat mengatur bagaimana informasi digunakan dan dikelola sesuai dengan maksud dan tujuan universitas. Namun, studi ini juga merekomendasikan harus ada perencanaan tenaga kerja yang efisien untuk mengatasi kekurangan tenaga kerja dan pelatihan staf dalam manajemen arsip dan informasi. Menerapkan kebijakan manajemen informasi yang realistis untuk memandu dan mengendalikan arsip di universitas juga sangat dianjurkan. Temuan lain dari penelitian ini menunjukkan kurangnya profesionalisme di antara staf RIM. Terdapat ketergantungan pada staf registrasi dan tanpa pelatihan yang tepat untuk melakukan tugas tersebut. Hal tersebut berakibat pada pengaturan arsip yang buruk dan pemusnahan arsip sebelum waktunya. Lebih lanjut, temuan juga menunjukkan bahwa universitas beroperasi tanpa pedoman standar sebagai kebijakan untuk mengelola arsip. Mayoritas informan dengan jelas mengakui tidak adanya kebijakan pengelolaan informasi di lingkungan universitas. Hal ini menyebabkan banyak inkonsistensi dalam pengelolaan arsip terutama mengenai keamanan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip. Agar universitas mendapatkan keuntungan dari RIM yang baik, universitas harus mengelola arsip dan informasinya secara terencana dan sistematis. Hal ini membutuhkan kerangka kebijakan, prosedur dan pedoman yang jelas bagi para pemangku kepentingan di lingkungan universitas untuk memahami kewajiban dan peran mereka dalam pengelolaan arsip yang efisien dan efektif.

Berdasarkan temuan penelitian ini, rekomendasi perbaikan yang ditawarkan adalah sebagai berikut: 1) Perencanaan/ pelatihan tenaga kerja. Sistem perencanaan tenaga kerja yang efisien harus ditetapkan untuk menangani permintaan tenaga kerja dan memastikan bahwa jumlah staf yang memadai untuk menangani arsip. Hal ini harus sejalan dengan faktor-faktor kebutuhan layanan arsip yang efektif di universitas-universitas di Nigeria. Melihat rendahnya tingkat keahlian staf dalam manajemen arsip, universitas harus menyiapkan program jangka pendek dan pelatihan internal untuk staf manajemen arsip. Ketika staf dilatih dengan baik, sistem kearsipan universitas juga diharapkan berfungsi dengan baik; 2) Membuat unit kearsipan. Perlu dibentuk unit yang dapat berfungsi sebagai pusat RIM di universitas dengan manajer arsip profesional dan berkualitas yang dapat menangani arsip universitas. Petugas harus mengawasi desain, pengembangan serta memantau strategi dan program informasi universitas; 3) Menetapkan kebijakan RIM standar. Universitas harus menetapkan kebijakan keamanan informasi. Kebijakan ini harus disampaikan kepada karyawan, sering ditinjau dan didokumentasikan. Personil harus mematuhi kebijakan dan setiap pelanggaran kebijakan harus ditindak. Universitas harus memastikan bahwa perilaku seperti korupsi, nepotisme, dll. dilawan untuk penegakan kebijakan yang efektif. Disarankan untuk memberlakukan kebijakan manajemen informasi yang realistis yang terdiri dari rencana dan langkah-langkah yang diadopsi oleh universitas; 4) Memberikan dukungan eksekutif untuk manajemen arsip. Administrator universitas harus secara khusus memotivasi keberhasilan manajemen arsip dengan memberikan dukungan penuh untuk seluruh proses manajemen arsip. Hal ini menuntut komitmen sumber daya agar dapat masuk ke dalam budaya universitas.

Penulis: Endang Fitriyah Mannan, S.Sos., M.Hum

Bisa diakses melalui  https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/6267/

Judul artikel: “Records Management Practices in Nigerian Public Universities: The Challenges”