UNAIR NEWS – Risiko banjir di kawasan aliran Sungai Bengawan Solo dapat mengancam keselamatan dokumen vital keluarga. Menjawab persoalan tersebut, Departemen Informasi dan Perpustakaan (DIP) Universitas Airlangga (UNAIR) menggelar pengabdian masyarakat (pengmas) bertajuk Penguatan Kapasitas Ibu PKK dalam Pengelolaan dan Perlindungan Dokumen Vital Berbasis Digital. Kegiatan berlangsung di Desa Kabalan, Kecamatan Kanor, Kabupaten Bojonegoro, Sabtu (26/9/2026).
Dokumen seperti kartu keluarga, akta kelahiran, buku nikah, ijazah, dan sertifikat tanah memiliki peran penting dalam pemenuhan hak dan perlindungan aset keluarga. Melalui kegiatan ini, peserta mendapatkan pembekalan berupa keterampilan untuk melindungi dokumen fisik sekaligus membuat salinan digital sebagai langkah mitigasi risiko kehilangan.
Perlindungan Dokumen Vital dari Risiko Bencana
Pengenalan dokumen vital dan pentingnya pengelolaan arsip keluarga secara sistematis pada ibu-ibu PKK menjadi pembuka kegiatan. Peserta mendapatkan materi mengenai identifikasi dan klasifikasi dokumen, penataan arsip, serta mitigasi risiko kerusakan akibat banjir.
Tim pengmas juga mengenalkan Tas Siaga Arsip (TSA) sebagai sarana penyimpanan dokumen penting yang mudah dibawa saat keadaan darurat. Materi juga mencakup nilai guna ekonomi dokumen vital, terutama dalam perlindungan aset keluarga dan pemenuhan kebutuhan administratif.
Ketua tim pengmas, Zulfatun Sofiyani SIIP MHum menekankan pentingnya membangun kebiasaan masyarakat dalam melindungi dokumen vital keluarga. “Kami berharap program ini tidak berhenti setelah pelatihan, tetapi menjadi gerakan berkelanjutan di Desa Kabalan,” ungkapnya.
Praktik Pengarsipan Berbasis Digital
Perlindungan dokumen juga dilakukan melalui pelatihan digitalisasi menggunakan smartphone. Peserta mempraktikkan pemindaian dokumen, konversi ke format PDF, penamaan file, serta penyimpanan salinan digital melalui cloud storage menggunakan Google Drive.
Pelatihan turut mengenalkan penggunaan kata sandi dan pencadangan data untuk menjaga keamanan salinan digital. “Dengan keterampilan tersebut, peserta diharapkan memiliki salinan dokumen yang dapat diakses ketika dokumen fisik mengalami kerusakan atau kehilangan,” ujar Zulfatun.
Sebagai tindak lanjut, penyelenggara merencanakan pembentukan Kelompok PKK Peduli Dokumen Vital yang dapat menyebarluaskan pengetahuan kepada masyarakat di tingkat RT/RW. Pada 2027, program diarahkan pada penguatan kelompok, pelatihan digitalisasi berbasis cloud storage, serta monitoring bersama pemerintah desa. Melalui upaya tersebut, program ini harapannya dapat memperkuat ketahanan informasi keluarga di Desa Kabalan.
“Saya berharap pembelajaran perlindungan dokumen vital ini menjadi bagian dari kesiapsiagaan masyarakat dalam menghadapi risiko bencana,” pungkasnya.
Penulis: Vaneza Ika Artamevia
Editor: Yulia Rohmawati
