UNAIR NEWS – Universitas Airlangga (UNAIR) merangkul pimpinan perguruan tinggi negeri maupun swasta se-Jawa Timur dalam kegiatan Bimbingan Konsultasi (BIMKOS) Penguatan Tata Kelola Kearsipan Perguruan Tinggi. Acara ini terselenggara pada Kamis (13/8/2026) di Aula THE-IX, Kantor Manajemen Kampus MERR-C UNAIR. Menghadirkan langsung tim pembina kearsipan perguruan tinggi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), agenda ini menjadi wadah strategis untuk membedah dinamika pengelolaan arsip, penguatan regulasi, hingga pemanfaatan teknologi modern di lingkungan akademik.
Solusi Kearsipan dan Arsip Berdampak
Kepala Bidang Kearsipan UNAIR Kiswari SSos menyampaikan bahwa penyelenggaraan acara ini berawal dari komunikasi dengan pihak ANRI yang sedang bertugas di Surabaya. Mengingat banyaknya hambatan kearsipan di daerah, UNAIR mengambil inisiatif memfasilitasi wadah diskusi bersama perguruan tinggi se-Jawa Timur.
“Daripada hanya satu kampus, lebih baik libatkan PTN dan PTS se-Jawa Timur. Banyak perguruan tinggi menghadapi masalah kearsipan yang butuh solusi pusat. Mulai dari keterbatasan anggaran, program yang stuck, hingga kekeliruan menyusun pedoman tanpa dasar peraturan,” ujar Kiswari.
Ia menjelaskan bahwa tantangan kearsipan saat ini sangat kompleks dan tidak boleh hanya dipersempit pada pengelolaan dokumen fisik di lemari simpan semata.
“Pengelolaan kearsipan itu tidak hanya mengelola arsip aktif, inaktif, ditaruh di lemari, lalu dimusnahkan. Kita juga tergelitik untuk merambah ke standar ISO setelah beberapa kali mendapat penilaian A, serta memastikan penyusunan pedoman di perguruan tinggi selalu berlandaskan pada peraturan yang sah,” ungkapnya.
Lebih lanjut, Kiswari menekankan pentingnya kehadiran kearsipan perguruan tinggi yang dapat dirasakan manfaatnya secara langsung oleh masyarakat luas. Menurutnya, perguruan tinggi harus bisa memanfaatkan arsip-arsip sebagai bahan informasi dan edukasi kepada masyarakat.
“Melalui Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA), kita juga membuat aplikasi digital pengelola arsip keluarga dan turun ke desa-desa. Agar kearsipan UNAIR benar-benar memberikan dampak yang positif,” tegas Kiswari.
Manajemen Mutu dan Integrasi AI
Tim Pembina Kearsipan Perguruan Tinggi ANRI, Masyanto Samadikun SSos MIP turut hadir dalam agenda tersebut. Ia menguraikan strategi perbaikan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi secara komprehensif.
Masyanto menekankan pentingnya penerapan siklus Plan, Do, Check, Act (PDCA) untuk memastikan sistem manajemen mutu kearsipan berjalan berkesinambungan. Ia juga mengingatkan kewajiban perguruan tinggi sebagai pencipta arsip.
“Perguruan tinggi harus menyadari risiko jika tidak melaksanakan pengelolaan kearsipan sesuai standar. Mulai dari kehilangan memori kolektif lembaga hingga potensi konsekuensi hukum,” jelas Masyanto.
Masyanto juga mendorong lembaga kearsipan untuk beradaptasi dengan kemajuan teknologi modern dan efisiensi tata kelola. “Pemanfaatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) serta solusi inovatif merupakan jawaban atas keterbatasan anggaran agar pengelolaan arsip perguruan tinggi tetap responsif dan relevan,” paparnya.
Kegiatan bimbingan konsultasi ini kemudian ditutup dengan sesi konsultasi interaktif guna membantu peserta menyelesaikan berbagai kendala kearsipan spesifik di institusi masing-masing.
Penulis: Muhammad Yasir Dharmawan D.
Editor: Yulia Rohmawati
